補習班 CRM，可以簡單理解成管理學生與家長完整關係歷程的方式。
從還沒報名的潛在學生、已安排試聽的學生，到正式在籍與離籍學生，都應該留下清楚的資料與互動紀錄。
對補習班來說，CRM 不只是「招新」，也包含「留舊」與「再行銷」。
真正完整的管理邏輯是：潛在 → 試聽 → 在籍 → 離籍
而每一個階段，都代表不同的經營任務。
CRM 是 Customer Relationship Management，中文通常稱為「客戶關係管理」。
一般企業會使用 CRM 管理潛在客戶、業務進度與成交紀錄。
換成補習班情境，就是管理：
- 誰來詢問
- 為什麼詢問
- 有沒有安排試聽
- 試聽後有沒有報名
- 在籍期間的服務狀況
- 離籍後是否還有再次聯繫機會
所以補習班 CRM 的核心不是只有一張名單，而是：
每一位學生與家長，現在處在哪個階段，下一步應該做什麼。
補習班 CRM 可以用四種學生狀態來理解
以米豆奶 ERP 的學生資料分類來看，可以分成：
| 學生狀態 | 代表情境 | 管理重點 |
|---|---|---|
| 潛在 | 曾詢問、留下資料，但尚未試聽 | 需求、來源、聯絡與追蹤 |
| 試聽 | 已安排或完成試聽 | 試聽結果、家長回饋、報名追蹤 |
| 在籍 | 已正式報名並持續上課 | 課程、出勤、繳費、家長溝通、續班 |
| 離籍 | 曾就讀，目前已離班 | 離籍原因、歷史紀錄、再行銷機會 |
這四種狀態，剛好對應補習班的完整學生生命週期。
潛在學生：不是一筆名單，而是一個招生機會
當家長從 Facebook、Google、LINE、電話或朋友介紹來詢問時，就可以先建立為「潛在」。
這時至少應記錄：
- 學生姓名或稱呼
- 年級
- 想加強的科目
- 家長主要需求
- 聯絡方式
- 招生來源
- 最近一次聯絡時間
- 下一次追蹤時間
例如：國一學生，英文閱讀較弱，媽媽從 Facebook 詢問，尚未決定是否試聽。
這樣即使隔幾天換另一位行政人員接手，也知道目前談到哪裡。
潛在學生管理的重點不是「存聯絡資料」，而是：不要讓已經有興趣的家長，被訊息流淹沒。
試聽學生：真正影響招生轉換率的關鍵階段
家長願意安排試聽，代表已經比單純詢問更接近報名。
這時應記錄：
- 試聽課程
- 試聽日期
- 安排的老師
- 學生程度
- 老師觀察
- 學生反應
- 家長回饋
- 是否適合正式班級
- 後續是否報名
這樣補習班才能知道：
- 有多少潛在學生願意試聽
- 哪些試聽最後有轉成正式學生
- 哪個課程或老師的轉換率比較高
- 家長沒有報名的原因是什麼
試聽不是流程中的一個日期，而是招生轉換的重要節點。
在籍學生：CRM 不只做招新，也要做留舊
很多人談 CRM 時，只想到「如何把新客戶變成正式客戶」。
但對補習班來說，在籍學生才是長期經營的核心。
在籍學生的管理包含：
- 課程與班級
- 出勤紀錄
- 請假與補課
- 成績與學習狀況
- 繳費紀錄
- 家長通知
- 聯絡紀錄
- 續班狀況
如果補習班只會招新，卻沒有管理在籍學生的體驗，就可能一直花力氣找新生，卻忽略原有學生正在流失。
所以補教 CRM 可以用一句話理解：招新很重要，留舊更重要。
離籍學生：離班不代表關係結束
很多補習班面對離籍學生時，通常就是：退班 → 結束。
但從 CRM 的角度看，離籍學生仍然有價值。
至少應保留：
- 曾就讀課程
- 在籍期間
- 離籍日期
- 離籍原因
- 家長溝通紀錄
- 未來是否適合再次聯繫
不同的離籍原因，代表不同的後續機會。
例如：
| 離籍原因 | 後續可能性 | |
|---|---|---|
| 搬家 | 再行銷機會低 | |
| 課程時間不合 | 未來新時段可再聯絡 | |
| 暫停一學期 | 適合設定後續追蹤 | |
| 升學後無適合課程 | 有新課程時可再次通知 | |
| 價格考量 | 未來活動或方案可再接觸 |
所以「離籍」不是把資料刪掉，而是要知道：
這段關係為什麼結束，以及未來是否有機會重新建立。
招新、留舊、再行銷，其實是一條完整循環
CRM 最重要的價值，就是把不同學生狀態串在一起。
可以理解為：
- 招新
潛在 → 試聽 → 在籍 - 留舊
在籍 → 續班 → 長期服務 - 再行銷
離籍 → 再次聯繫 → 回班或新課程
因此，補習班經營不應只看「這個月招了幾個新生」，還應該看：
- 潛在學生轉成試聽的比例
- 試聽轉成在籍的比例
- 在籍學生的續班率
- 離籍原因分布
- 離籍學生是否有回班機會
這樣招生才不會只靠「一直找新名單」。
LINE 可以當 CRM 嗎？
LINE 很適合與家長溝通，但不等於 CRM。
因為 LINE 很難快速回答：
- 哪些家長還沒追蹤
- 哪些學生已經試聽
- 哪些試聽後還在考慮
- 哪些在籍學生快到續班時間
- 哪些離籍學生值得再次聯絡
CRM 要解決的，是「聊天之後怎麼管理」。
所以最理想的狀況是：LINE 負責溝通，CRM 負責狀態與進度。
CRM 和招生漏斗有什麼差別？
兩者很容易混淆。
可以簡單理解：招生漏斗是一套方法；CRM 是用來管理每一位家長與學生進度的工具。
例如招生漏斗會告訴你：
看見 → 諮詢 → 試聽 → 報名
CRM 則會告訴你：
- 小明：潛在
- 小美：試聽
- 小華：在籍
- 小杰：離籍
兩者搭配，才能知道整體流程與個別學生狀態。
CRM 和補習班 ERP 有什麼不同？
| CRM | ERP |
|---|---|
| 管理關係與進度 | 管理營運流程 |
| 潛在名單 | 學生資料 |
| 試聽與追蹤 | 課程與課表 |
| 招生來源 | 收費與帳務 |
| 家長聯絡 | 出缺勤 |
| 續班與離籍管理 | 家長通知與報表 |
對補習班而言，最理想的方式不是兩套完全分離。
因為一位學生從潛在、試聽到正式在籍後，資料最好能直接銜接，不需要重新建立。
米豆奶 ERP 如何把學生生命週期串在一起？
米豆奶 ERP 的學生資料目前就分成：
- 在籍
- 試聽
- 潛在
- 離籍
這樣的分類不是只是方便找資料，而是讓補習班更清楚知道每一位學生目前處在哪個階段。
例如：
- 在籍：應該持續服務與經營
- 試聽：應該追蹤報名結果
- 潛在：應該追蹤需求
- 離籍：應該留下原因與紀錄
當這些狀態和學生資料、課程、繳費、家長溝通整合在一起，就能減少資料散落在 LINE、Excel、紙本與不同人員手上的問題。
補習班如何開始建立 CRM？
不用一開始就做得很複雜。先做到四件事就很有幫助：
1. 統一學生狀態
固定使用「潛在、試聽、在籍、離籍」。
2. 每一筆資料都有來源
知道是 Facebook、Google、LINE、介紹或其他管道。
3. 每一筆名單都有下一步
例如追蹤日期、試聽安排、續班確認。
4. 離籍一定要留下原因
不要只把學生移出名單，要知道為什麼離開。
補習班 CRM 管理的不是名單，而是學生關係
CRM 的價值，不是多一套表格或多一個系統。
真正重要的是：
讓補習班知道每一位學生現在在哪裡、下一步該做什麼。
從潛在、試聽、在籍到離籍，每一個狀態都有不同的經營任務。
把招新、留舊與再行銷串起來，補習班就不只是一直找新生，而是開始真正管理學生與家長的完整關係。
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FAQ 常見問題
Q1：補習班 CRM 只能拿來招生嗎？
不是。CRM 不只管理潛在與試聽，也可以延伸到在籍學生的續班與離籍學生的再行銷。
Q2：米豆奶學生資料有哪些分類？
目前可分為在籍、試聽、潛在、離籍四種狀態。
Q3：離籍學生還需要保留資料嗎？
建議保留必要歷史紀錄與離籍原因，方便未來有適合課程或時段時再次聯繫。
Q4：LINE 可以當 CRM 嗎？
LINE 適合溝通，但不適合單獨管理學生狀態、追蹤進度與招生來源。
Q5：CRM 和招生漏斗有什麼差別？
招生漏斗描述整體招生流程；CRM 則記錄每一位家長或學生目前處在哪個階段。
Q5：CRM 和 ERP 一樣嗎？
不完全一樣。CRM 偏關係與狀態管理，ERP 偏營運流程管理。對補習班來說，兩者若能串接，使用會更順。
